Šias pareigas einantis darbuotojas, turi atitikti šiuos specialius reikalavimus:
- turėti ne žemesnį kaip aukštesnįjį išsilavinimą, įgytą iki 2009 metų, ar specialųjį vidurinį išsilavinimą, įgytą iki 1995 metų;
- būti susipažinusiam su Lietuvos Respublikos valstybės ir tarnybos paslapčių, Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymais, Įslaptintos informacijos administravimo ir išslaptinimo, Įslaptintai informacijai įrašyti skirtų laikmenų administravimo tvarkų aprašais, kitais teisės aktais, reglamentuojančiais įslaptintų dokumentų valdymą; Dokumentų rengimo, Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėmis;
- mokėti dirbti „Microsoft Office“ programiniu paketu;
- atitikti reikalavimus, būtinus išduodant leidimą dirbti ar susipažinti su įslaptinta informacija, žymima slaptumo žyma „Slaptai“.
Šias pareigas einantis darbuotojas vykdo šias funkcijas:
- tvarko gautus, vidaus administravimo įslaptintus dokumentus, Kauno tardymo izoliatoriaus (toliau – Kauno TI arba įstaiga) direktoriaus įslaptintus teisės aktus, juos registruoja, pagal įstaigos vadovybės rezoliuciją įteikia pasirašytinai vykdytojams; tvarko siunčiamus įslaptintus dokumentus, juos registruoja į atitinkamus dokumentų registrus;
- rengia įstaigos bendrųjų ir įslaptintų dokumentų dokumentacijos planų, dokumentacijos planų papildymų sąrašų, dokumentų registrų sąrašų, ilgai saugomų bylų apyrašų, šių apyrašų sąrašų projektus, dokumentų sutvarkymo pažymas ir teikia juos svarstyti ir derintiKalėjimų departamentui prie Lietuvos Respublikos teisingumo ministerijos;
- pagal dokumentacijos planus, dokumentacijos plano papildymų sąrašą (-us), vienarūšių bylų sąrašus ar kitus nustatytus apskaitos dokumentus suveda bylų sudarymo suvestinius duomenis;
- pagal kompetenciją rengia įslaptintų, neįslaptintų teisės aktų, kitų dokumentų projektus;
- vykdo atsakingo asmens funkcijas: personalo patikimumo užtikrinimo srityje, įslaptintos informacijos administravimo srityje; gabena Kauno TI disponuojamus įslaptintus dokumentus;
- organizuoja Specialiosios, Dokumentų ekspertų komisijų posėdžius ir rengia posėdžių protokolus;
- administruoja gautas, išduotas įslaptintai informacijai įrašyti skirtas laikmenas; organizuoja įslaptintos informacijos ir įslaptintai informacijai įrašyti skirtų laikmenų inventorizacijas, rengia inventorizacijų aktų projektus;
- atlieka įslaptintų dokumentų iššlapinimo procedūras, atrenka naikinti įslaptintus dokumentus, įslaptintai informacijai įrašyti skirtas laikmenas, rengia naikinimo aktų projektus ir teisės aktų nustatyta tvarka teikia svartyti ir derinti;
- sudaro ir tvarko skyriaus popierines įslaptintų ir neįslaptintų dokumentų bylas, registrus, bei užtikrina jų saugumą; atlieka administracijos padaliniuose bendrųjų (neįslaptintų) ir įslaptintų užbaigtų bylų sudarymo patikrinimus, teikia raštiškas rekomendacijas;
- tvarko įstaigos archyvą (priima, išduoda bylas (dokumentus)), atrenka bylas (dokumentus) naikinimui, kartu su atsakingais asmenimis atlieka bylų (dokumentų) vertės ekspertizę, organizuoja atrinktų bylų naikinimą;
- rengia skyriui reikalingų registrų, apskaitos žurnalų formas, apibendrina administracijos padalinių atsakingų asmenų pateiktą informaciją apie dokumentų blankų, dokumentų registrų ir apskaitos žurnalų poreikį ateinantiems metams, tiekėjui pateikia užsakymą;
- DVS priemonėmis registruoja, esant poreikiui siunčia Kauno TI vadovybei parengtus vidaus administravimo dokumentus, darbuotojų tarnybinius pranešimus, prašymus, pasiaiškinimus (paaiškinimus), pranešimus apie tarnybinį nusižengimą;
- tvarko antspaudų bei metalinių spaudų apskaitą, pasirašytinai išduoda pagamintus antspaudus, pasirašo apskaitos žurnale patvirtindamas antspaudo, spaudo grąžinimo faktą;
- kontroliuoja pašto, kurjerio paslaugų, spaudinių gaminimo sutarčių sąlygų vykdymą, esant poreikiui inicijuoja šių sutarčių pakeitimus, pratęsimus;
- nesant Veiklos organizavimo skyriaus raštvedžio (liga, komandiruotė, atostogos ir kt.), kurio pareigybės paskirtis - tvarkyti Kauno tardymo izoliatoriaus gaunamą bendrąją neįslaptintą korespondenciją (dokumentus), registruoti pareigūnų pateiktus dokumentus dėl važiavimo išlaidų kompensavimo, administruoti įstaigos elektroninio pašto, E. pristatymo dėžutes – vykdo jo pareigybės aprašyme nurodytas funkcijas;
- nesant Veiklos organizavimo skyriaus raštvedžio (liga, komandiruotė, atostogos ir kt.), kurio pareigybės paskirtis - tvarkyti suimtųjų (nuteistųjų) išsiunčiamų, gaunamų laiškų apskaitą, užkardyti suimtiesiems (nuteistiesiems) neleistinų turėti daiktų, reikmenų patekimą, suimtiesiems (nuteistiesiems) įteikti gautus laiškus, dokumentus – vykdo jo pareigybės aprašyme nurodytas funkcijas;
- vykdo ir kitus su Veiklos organizavimo skyriaus funkcijomis susijusius nenuolatinio pobūdžio pavedimus tam, kad būtų pasiekti įstaigos tikslai.