Darbuotojas, einantis šias pareigas, turi atitikti šiuos specialiuosius reikalavimus:
- turėti ne žemesnį kaip vidurinį išsilavinimą ir (ar) įgytą profesinę kvalifikaciją;
- išmanyti dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos taisyklių reikalavimus;
- mokėti dirbti kompiuteriu ,,Microsoft Office“ programiniu paketu;
- gebėti sklandžiai dėstyti mintis raštu ir žodžiu;
- gebėti savarankiškai rinktis darbo metodus, planuoti ir organizuoti veiklą.
Šias pareigas einantis darbuotojas vykdo šias funkcijas:
- Dokumentų valdymo sistemos (toliau - DVS) priemonėmis tvarko siunčiamus bendruosius dokumentus: registruoja, įkelia į DVS skaitmenines šių dokumentų kopijas, dokumentus adresatams išsiunčia paštu ar per elektroninio pristatymo sistemą, Kalėjimų departamentui bei jam pavaldžioms įstaigoms (kurios dirba su DVS) - DVS priemonėmis;
- parengtą korespondenciją, siunčiamą ne per DVS, surūšiuoja, ženklina vokus, užpildo reikiamus dokumentus (dokumentų formas), pristato išsiuntimui; esant poreikiui skubias registruotas pašto siuntas pristato į pašto skyrių;
- DVS priemonėmis registruoja įstaigos direktoriaus įsakymus dėl suimtųjų ir nuteistųjų, su įsakymais DVS priemonėmis (jei riekia – pasirašytinai) supažindina atsakingus vykdytojus;
- DVS priemonėmis registruoja gautus iš kitų institucijų ir įstaigų teisės aktus (jų kopijas), įsakymuose, DVS daro reikiamas atžymas, DVS priemonėmis (jei riekia – pasirašytinai) supažindina atsakingus vykdytojus;
- DVS priemonėmis registruoja pareigūnų pateiktus dokumentus dėl važiavimo išlaidų kompensavimo;
- administruoja įstaigos kontaktuose nurodyto bendrojo telefono skambučius;
- vykdo ir kitus su skyriaus funkcijomis susijusius nenuolatinio pobūdžio pavedimus tam, kad būtų pasiekti įstaigos tikslai.